zoeken

2-daagse training Evenementen(coördinator) in de praktijk

In gemeenten worden elk jaar vele evenementen georganiseerd. Evenementen leveren een welkome bijdrage aan het culturele, economische en sociaal-maatschappelijke leven in de gemeente en zijn een belangrijk onderdeel van het toeristisch-recreatieve product.

Het organiseren van een evenement, van wat voor aard of met welke omvang dan ook, brengt echter ook bepaalde risico’s met zich mee. Dit kunnen onder meer risico’s zijn op het gebied van openbare orde, brandveiligheid, verkeer en vervoer en volksgezondheid.

Dat hebben we helaas gezien bij incidenten en rampen zoals die zich hebben voorgedaan bij de Friese Flora in Bovenkarspel (Legionellaramp tijdens bloemententoonstelling) (1999), Dance Valley festival in Velsen (verkeerschaos en onderkoelde bezoekers) (2001), de Nijmeegse vierdaagse (doden door extreme hitte) (2006), Koninginnedag (aanslag) (2009), Dancefestival Veronica Sunset Grooves (strandrellen Hoek van Holland) (2009), de Love Parade in Duisburg (doden door verdrukking) (2010), Pukkelpop in België (extreme wind) (2011) en Haaksbergen (doden en zwaargewonden bij een demonstratie met een monstertruck) (2014).

Bezoekers van een evenement moeten zich beschermd weten tegen de gevaren waartegen zij zichzelf niet kunnen of weten te wapenen. Diegenen die mogelijk gevaar tijdens een evenement veroorzaken (organisatoren, deelnemers, leveranciers e.d.) hebben daarbij een bijzondere en eerste verantwoordelijkheid. Zij moeten de risico’s van hun evenement kennen en kunnen beheersen.

De betrokken overheidsorganen hebben in dit kader een bijzondere verantwoordelijkheid. De burgemeester beoordeelt de evenementenvergunningsaanvraag.

De risico’s die zich vooraf, tijdens en na afloop van een evenement kunnen voordoen, moeten vooraf worden geïdentificeerd. Op basis daarvan moeten vervolgens, in samenwerking met de verschillende betrokken partijen, beheersmaatregelen c.a. worden getroffen om die risico’s te voorkomen danwel te beperken.

Daarbij moet een belangenafweging plaatsvinden, moet worden bepaald welk niveau aan bescherming aan bezoekers, deelnemers en omgeving wordt geboden en moet het bestuursorgaan er daadwerkelijk voor zorgen dat alle besproken maatregelen en opgelegde voorschriften en beperkingen ook worden gecontroleerd. De evenementencoördinator is adviseur in het gehele proces.

Tijdens deze training wordt nadrukkelijk ingegaan op de veiligheidszorg bij evenementen, het identificeren van de verschillende risico’s en het op grond daarvan nemen van toepasselijke beheersmaatregelen. Crowdmanagement, het gebruik van social media is daarvan een belangrijk onderdeel.

Tijdens deze training worden tevens relaties gelegd met andere aan een evenement gelieerde vergunningen en ontheffingen, wordt het proces van vergunningverlening bij reguliere, aandachts- en risicovolle evenementen uitgebreid toegelicht en wordt de opbouw en uiteindelijke inhoud van de evenementenvergunning besproken.

Ook komt aan de orde in welk spanningsveld de evenementencoördinator terecht kan komen als het gaat om tegenstrijdige belangen, zoals enerzijds de gewenstheid van evenementen die immers goed zijn voor onder meer de recreatie, toerisme en de lokale economie en anderzijds de voorwaarden omtrent veiligheidsmaatregelen, waarbij die maatregelen juist als lastig en contraproductief worden ervaren. Een burgemeester heeft daar als primair verantwoordelijke portefeuillehouder ook een nadrukkelijke rol in. Hoe ga je om met druk vanuit politiek en lobby en met integriteitskwesties? Is veiligheid een deelbelang of een absolute voorwaarde voor het organiseren en houden van evenementen?